Automação Financeira de Notas Fiscais

O lançamento de notas fiscais de serviço no Grupo ABC era 100% manual, sustentado por e-mail e planilhas Excel, sem nenhuma camada de automação. Um único funcionário do setor de TI sustentava sozinho o pré-cadastro de ~15 mil lançamentos por mês — um processo que consumia praticamente 100% do seu tempo, o ano inteiro; quando ele saía de férias, a operação travava. O gargalo se repetia na conciliação de cartões, feita manualmente a partir de portais de adquirentes e planilhas cruzadas com o ERP. A meta era clara: liberar 80% do tempo do funcionário para demandas estratégicas de TI.

A AISTEN desenvolveu uma plataforma de automação com IA que elimina o pré-cadastro manual de notas fiscais de serviço e automatiza a conciliação de cartões — entregue em 30 dias corridos, do kickoff à validação em produção. Por exigência de segurança do Grupo ABC, o sistema roda diretamente na máquina do cliente, sem qualquer transferência de dados pela internet.

1. S.1

   Extração Inteligente de Dados

   A IA lê os PDFs das notas e extrai automaticamente todos os dados, independentemente do layout de cada documento.

2. S.2

   Verificação de Confiança

   Um threshold de 90% define a confiança mínima: documentos acima do limite seguem automaticamente; abaixo disso, caem em fila de revisão humana.

3. S.3

   Normalização e Validação

   Padronização de CNPJ/CPF, validação contra o cadastro no banco de dados e verificação de duplicidade em 4 camadas.

4. S.4

   Auditoria e Aprovação

   Fila de aprovação real — aprovar, rejeitar, devolver ou excluir — com rastreabilidade completa de quem lançou e quem aprovou.

5. S.5

   Entrega ao ERP

   O dado fica pronto para o RPA ou outro processo extrair e lançar.

6. S.6

   Conciliação Financeira Automatizada

   A plataforma confere vendas, recebimentos e dados das adquirentes, organiza pendências e direciona exceções para análise.